Welchen Wert kann ABBYY Recognition Server der Installation von Microsoft Sharepoint hinzufügen?

Viele Unternehmenskunden möchten ihr SharePoint als Dokumentenmanagement-System verwenden.

Diese Kunden stellen sich meistens follgende Fragen:

  • Ist es möglich, neu ankommende Dokumente in SharePoint als durchsuchbare PDF-Dateien abzulegen?
  • Ist es möglich, eingescannte Dokumente, die bereits in SharePoint abgespeichert liegen, mit der SharePoint-Suchfunktion zu entdecken, wenn man nach Begriffen aus dem Text der Dokumente sucht (Keyword-Suche)?
  • Ist es möglich, eingescannte Dokumente, die bereits in SharePoint abgelegt wurden, in durchsuchbare PDF-Dateien umzuwandeln, ohne diese vorher aus dem SharePoint exportieren zu müssen?
  • Ist es möglich, nur gescannte PDFs in durchsuchbare PDFs umzuwandeln, dabei aber diejenigen, die digital am PC erstellt wurden (= schon durchuchbare PDFs) zu überspringen?

Antwort: Mit einer Reihe von neuen Funktionen bietet ABBYY Recognition Server einen erheblichen Wert für Benutzer von Microsoft Sharepoint an. Bereitstellen von ABBYY Recognition Server ermöglicht es den Kunden, alle diese Fragen mit einem klarem 'JA' zu beantworten.

Wie kann ABBYY Recognition Server verwendet werden:

ABBYY Recognition Server verbessert die Möglichkeiten der Verwaltung oder Nutzung von Dokumenten in Microsoft SharePoint deutlich:

Regelmäßig ankommende Dokumente

  • Neu eingescannte Dokumente können in SharePoint-Bibliotheken als durchsuchbare PDF-Dateien importiert werden. Mit der Indexierungsstation können individuelle Meta-Daten hinzugefügt und in die Sharepoint-Bibliotheken exportiert werden.

Bereits in SharePoint abgespeicherte Dokumente

  • Für Bilder, die in SharePoint gespeichert sind, können mit Hilfe von ABBYY Recognition Server IFilter Volltextinformationen geliefert werden. Dies ermöglicht der SharePoint-Suchmaschine, auch gescannte Bilder zu indexieren und zur Verfügung zu stellen, wenn ein Benutzer nach Schlüsselwörtern des Textes sucht, auch wenn das Bildformat nicht durchusbar ist. Diese Funktion kann wichtig sein, wenn die Bilder keiner Weise verändert werden dürfen (sie dürfen zum Beispiel nicht in durchsuchbare PDF umgewandelt werden), jedoch von der Suchmaschine per Volltext Informationen entdeckt werden müssen.

Hinweis: Aufgrund der Änderungen in SharePoint 2013 werden gescannte PDF-Dokumente nicht an ABBYY IFilter übergeben. Damit kann IFilter nicht die Volltextinformationen für gescannte PDFs liefern. Wir empfehlen in diesem Fall, ABBYY Recognition Server direkt zu verwenden und diese gescannten PDFs in durchsuchbare PDFs umzuwandeln. Es ist beispielsweise möglich, nur gescannte PDFs umzuwandeln und alle anderen Bildformate zu überspringen.

  • Bestehende Bilder, die bereits in SharePoint gespeichert sind, können in durchsuchbare PDF-Dateien umgewandelt werden. Als Bildformate (wie zum Beispiel .tiff,.jpg … etc.)gespeicherte Dokumente können auf dem ursprünglichen Platz bleiben und die ensprechenden durchsuchbaren PDF-Dateien können in der gleichen Bibliothek abgelegt werden. Bei der Konvertierung von gescannten PDF-Dateien kann das neue durchsuchbare PDF-Dokument unter dem gleichen Dokumentennamen mit einer höheren Versionsnummer gespeichert werden (SharePoint unterstützt die Versionierung von Dokumenten).

Zusätzlich:

  • ABBYY Recognition Server kann überprüfen, ob ein PDF-Dokument eine eingescannte PDF-Datei ist oder eine schlechte Qualität der Textebene beinhaltet. Wenn gewollt, werden nur solche PDFs in eine durchsuchbare PDF konvertiert. PDF-Dateien, die auf einem PC erstellt wurden und bereits über eine hochqualitative Textschicht verfügen, werden übersprungen.
  • Die SharePoint-Bibliotheken können von Recognition Server regelmäßig überprüft werden. Neu hinzugefügte Bilder können automatisch in durchsuchbare PDF umgewandelt werden. Somit können die SharePoint-Bibliotheken durchsuchbar komplett durchsuchbar bleiben.

Zusammenfassung: ABBYY Recognition Server ist die ultimative Lösung um Dokumente in Microsoft SharePoint zu verwalten.

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